IT Outsourcing

Den primära målsättningen är att etablera en strukturerad leveransmodell och organisation som kretsar kring ett antal definierade IT-tjänster och som linjerar mot företagets effektiviseringsmål och övergripande strategi. Målsättningen är att uppnå en kompetent beställarorganisation och effektiv samverkansmodell därmed generera affärsnytta i organisationen.

I nulägesanalysen sker insamling av all IT-relaterad information rörande People | Technology | Process (PTP) som finns tillgänglig i företaget; centralt samt dess lokala kontor. Detta innebär insamling samt strukturering av underlag som kan vara omfattande beroende på storlek och struktur på organisationen. I arbetet ingår bland annat enkäter, process- och tidsstudier samt intervjuer.

Ett beslutsunderlag baserad på nulägesanalysen tas fram. Mappning mot verksamhetens strategi och övergripande mål och de krav som detta ställer på IT analyseras. Detta kan indikera organisatoriska och/eller tekniska förändringar, vilket underbyggs av beslutsunderlaget: Direkta kostnader, identifierade centraliserings-/konsolideringsobjekt, befintliga leverantörer, servicenivåer, supportorganisation. Definition av KPI:er och en sammanställning över föreslagna IT tjänster görs som en del av de rekommendationer analysen innehåller.

I samband med fasen tjänsteplanering upprättas ny IT strategi och roadmap för tjänster. Dess förankring, beslut och finansiering i ledningsgruppen är vitalt för processens fortlevnad. Här sker även planering för ny organisation, förvaltningsmodell, utvärdering av kriterier för IT partner, definiering av IT tjänster samt Scope of Work inklusive dess struktur och nomenklatur. En viktig del är en övergripande projektplanering med resurs- och kompetensallokering som följd.

Nästa steg är att påbörja leverantörsutvärdering och sammanställning av Request for Information (RFI) till leverantörer baserad på de utvärderingskriterier som beslutats. Här utvärderas tex. kulturell och geografisk match. En strukturerad genomlysningsmodell för Tjänsteportfölj, projekt- och lösningsmetodik och samverkansmodell används. Leverantörens organisation, finansiella status, offshore/nearshore-strategi, marknadsfokus och vertikaler, miljö- och kvalitetspolicies, innovation och förbättringsprocesser utvärderas.

Därefter påbörjas upphandlingsprocessen, vilken riskerar att bli en kostsam och tidsödande process om den inte hanteras på rätt sätt och med rätt resurser. En Request for Proposal/Quota (RFP/Q) distribueras till utvalda leverantörer och utvärdering gentemot kravspecifikation sker; en strukturerad bedömningsmodell för priser och tjänster – Scope of Work, IT-processer, tjänsteflexibilitet/-skalbarhet, lösning, migrerings-metod (Transition) och samverkansmodell samt juridiska krav – genomförs. Ett antal nyckelområden ges speciellt fokus då dessa är viktiga för att förstå kostnadspåverkan under avtalets löptid.

I sista steget, leveransetablering, genomförs den organisatoriska anpassningen genom etableringen av en IT-organisation som tillgodoser Supply/Demand och med adekvat beställarkompetens och fastställt leveransansvar. Här initieras samverkansmodell (governance),  mätning av KPI:er, operationell uppföljning, dokumentering av rutiner och processer, utvärderas förbättringsförslag samt  utförs och hanteras beställning mot etablerad tjänstekatalog och förvaltning av dess innehåll. För att säkerställa leverantörens effektiviseringspotential under avtalets löptid genomförs även regelbunden benchmarking av tjänst samt linjering mot eller justering av IT Roadmap.